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浅论对企业有效沟通的思考及对策

2014-11-18 | 2140 次浏览 | 作者: 未知 | 来源: 未知
 

   摘要:沟通胜于一切,沟通是一切成功的基石。沟通从一定意义上讲,就是管理的本质。管理离不开沟通,沟通渗透于管理的各个方面。所谓沟通,是人与人之间思想和信息的交换,是将信息由一个人传达给另一个人,逐渐广泛传播的过程。没有沟通,就没有管理。因而作为管理者,要做好有效的沟通工作,必须以尊重为前提,掌握有效的沟通技巧。

 

关键字:良好;尊重;倾听;抱怨;双向

Abstract: communication is better than all, communication is the cornerstone of all success. Communication from a certain sense, is the essence of management. Management without communication, communication penetration in all aspects of management. The so-called communication, is between people to exchange ideas and information, is to convey information from one person to another, gradually spreading process. Without communication, there is no management. As managers, to do effective communication work, must be based on respect for the premise, effective communication skill.

Keywords: good; respect; to listen; complain; two-way

1沟通的概述

在管理理论中,沟通是管理工作的基础,是人力资源管理中极其重要的环节。沟通是将我们的观念、想法、意见和感觉传达给他人;沟通是人与人之间传达思想感情和交流情报信息的过程。沟通,就好比血液循环于生命有机体,血液向有机体细胞提供氧气;没有氧气,细胞就将技能失常乃至死亡。类似地,沟通则确保组织内的各部门、各个人等获得工作所需要的各种信息,并且增进同事们相互间的了解和合作。缺乏必要的沟通,组织内各部门、各个人的工作将发生混乱,这样整个组织的运转也会发生故障。如在企业中,管理者可以通过沟通把上级的规定﹑指令传达下去,员工的绩效、生活困难以及对企业管理现状的不满等都可以通过一定的沟通渠道反馈到管理层。作为企业的管理层,激励员工的积极性和协调员工的行为方式是至关重要的,这不依赖于权力,而是依赖于有效的沟通。

2有效沟通的意义与前提

人与人的相识、相知,从陌生到熟悉的过程就是认识和理解的过程,而良好的沟通可以加速缩短这个熟悉的过程所以良好地发挥沟通的效力,通过各种各样的方式,主动和身边的同事进行交流和沟通,了解他们的经历、教育背景、工作能力、认识水平以及对工作、生活的想法,了解他们的长处和弱点,这一过程会让你了解到人的多样性,也将会切实地体会到与人进行良好沟通的重要。卡耐基就说过:“无论何时,管理者应将应将沟通视为最重要的工作,职位越高,沟通工作越为重要。”作为管理者,如果能够与下属进行积极有效的沟通,除了能够帮助了解每一位员工的情况外,还能增进相互之间的理解和信任,尤其重要的是可以在沟通中悄悄地施加影响,将你的思路、想法更好地传递给他人。对管理来说,最大的风险就在于每一个人都是具体而复杂的,如果一个人没有认识到某事,他是不会积极去完成这项事情的。反过来,如果一个人理解和相信某事,他一定会想办法做好它。沟通正好能够达到这个目的。良好的沟通会让管理者好的想法和思路能够很恰当地传递给对方并得到对方的认同,从而会产生积极的效果——对方会因为理解和认同你的想法或思路而去努力地实施它。

例如,在IBM公司,他们就认为,只有良好的沟通才能使员工感受到自己是公司的一员,而不只是依令行事的雇工,这样才能发挥员工的积极性和主动性,从而确保员工的认同感和忠诚度,增强员工的信心。IBM的领导人因此经常深入基层,以亲切的态度了解基层员工的愿望、不满和目标,从而提高员工的士气。另一方面,公司还鼓励员工向上级,甚至向公司的最高领导人陈述。这样,在公司内部形成了良好的民主氛围,不仅解决了具体的问题而且增加了员工和管理层间的信任以及增进了彼此间的友好关系。IBM公司还设立了意见箱,拓宽沟通渠道,员工对工作有意见和建议的,可以通过意见箱与各部门主管直接联系。通过沟通,使员工确认自己在公司的价值。对于任何公司或是企业,最害怕的事情就是员工缺乏工作热忱,IBM公司与员工良好的沟通,使员工的士气高涨,积极性增强,最终使企业获得客观的经济利益。因此进行有效沟通能够促进企业中人际关系的和谐,使企业凝聚力增强,企业中的所有群体团结一心,使员工利益得到充分的保护员工的工作积极性、创造性得到充分的发挥,企业内外部的不平衡、不稳定因素可得到有效协调、疏导和解决。若企业中没有良好的沟通,沟通存在障碍,员工对企业的不满无处宣泄,尤其是企业核心员工,将会以离职、跳槽等多种方式来呈现企业对他们所造成的困扰,而对于企业最终导致企业的人才流失。在市场经济竞争激烈的环境下,企业间的竞争最主要的是人才的竞争。沟通的失灵,还将可能使企业陷入困境,一蹶不振,如在采茶企业中,采茶员工流动性太大、互相不主动进行沟通,将使茶园生产和管理陷入困境。特别是在茶叶生产高峰期,会造成大批茶叶不能及时采摘,影响茶叶生产,以致企业损失惨重。若与采茶员工进行有效的沟通,能够改变采茶员工的工作态度,提高其知识和技能,进而提高茶叶生产,增加企业收入,促进茶叶经济的发展。

要做好有效地沟通首要的前提是尊重。尊重员工是管理的根本。作为领导者要深切地认识到你们企业的每位员工都是企业中最重要的宝贵财富。尽管员工的工作绩效有所差异,但那都是暂时的。不尊重员工,不仅会伤害他们的自尊和自信,而且会使企业的自身利益受损。在企业的管理中,管理者如何真正的做到以人为本,最根本的还是要从尊重员工开始。尊重是对人性认可和对人作为平等个体的肯定。因为每个人所持有的自尊是一个人基于全部的自尊、自信和自我负责来对待自己的态度。高度自尊的人更善于处理生活中的问题。他们具有活力,更趋于有创造力和雄心,善于建立支持关系和尊重他人,更能体验生活与工作的乐趣。

在工作中领导者应该善于营造尊重的氛围:首先,做到尊重你的员工。因为只有尊重并关怀员工,提高员工的工作生活质量,员工才能对企业忠诚和认同,才乐于付出额外的努力,创造更大的价值。管理人员在与下属交流的时侯,可以通过保持礼貌、聚精会神地聆听以及用心灵的窗户来沟通从而显示出对下属的尊重。在我们的生活或工作中若未能得到合理的尊重,则导致我们没有形成尊重他人的行为,从而使心理有时出现偏差,最终使员工的工作甚是糟糕的。善用尊重的原则管理员工,不仅可以充分地体现企业人本管理的管理理念,更能强化工作中员工的自尊,有效地促进员工的自我管理、自我要求和自我提升的意识,使管理者与被管理者之间形成更加融洽和谐的工作环境。其次,为员工建立轻松自在的安全环境。也就是说使员工可以觉得自己在该公司或企业中工作可以轻松投入,不用担心会被奚落或是谴责的环境。当我们的员工觉得自己的环境是压抑的、不安全的话,会变得过于克制、担心、胆怯和愤恨比自己更强的人造成一定的心理偏差。因而,管理者必须学会利用建立更安全的工作环境,促进团队的创新精神,创造性的问题解决方案、公开沟通和加强团体合作。然后,调查达不到期望的业绩。所有行为,不论适不适当,总是与一个人尝试满足需求、努力生存、自我保持、保持平衡、避免担心和痛苦有关。马斯洛的需求层次理论在一定程度上反映了人类行为和心理活动的共同规律,也就证明了不理智的行为出现是因为五大层次中的某方面得不到满足,若某个员工做出令我们所不能接受的行为时,首先我们要去了解什么原因引起此行为的出现,是咋样的期望与现实出现了巨大的差距造成的不满而形成业绩的不如意,即需求层次理论的某方面没有得到满足而造成的。

3有效沟通的对策

在尊重为前提的基础上,要做好有效沟通管理者可以从以下几方面着手:

3.1与员工的进行情感交流,积极地倾听员工的心声

人的思想影响着人的主观能动性。员工的主观能动性越高、工作积极性和工作效率就越高。要使员工的主观能动性、工作积极性及工作效率增强,那么对员工的感情投入就是必要的。人是感情动物,感情的积淀是增进企业与员工的凝聚力有效手段。如果员工在思想出现了问题,那么他会失去对工作的热情和积极性,不能有效地完成工作任务,甚至会故意做出破坏行为。做好沟通协调工作,不仅有利于解决矛盾和统一思想,而且能够调动各方面的积极因素,达到事半功倍的效果。因此,企业要注重与员工开展情感交流,做到以诚相待、互敬互爱,消除沟通的障碍,通过进行思想沟通聆听他们的心声,并给予耐心开导和各方面的关怀、支持、努力解决员工工作和生活中出现的困难和问题,以此促进和谐沟通的实现

情感的沟通方式很多,它的主要目的是让全体员工在轻松的环境中发挥自己最大的能力、创造出最大值的经济效益。而倾听,使情感沟通的交谊舞跳得更加令人满意。管理者要成为一个好的倾听者必须要做到:(1)作为倾听者一定要有开阔的胸怀,容人的度量,要抛弃自己先入为主的观念认真地、积极地听取员工的观点和意见。在倾听员工心声之时,还要学会约束、控制自己的言行。(2)以友善的态度对待你的员工,以信任的方式做好倾听者。领导和员工之间的沟通,需要的是一种真诚和一种信任。作为管理者在你的员工向你诉说之时,要真诚的对待他们,做他们的好朋友和最亲密的人,得到他们的信任,再以朋友的身份来开展倾听工作,这样才能把倾听工作做得更好一些!(3)在与员工交谈时,注意力要集中在你的员工的身上,全神贯注地听取他的诉说。当他向你倾诉时,不要左顾右盼把他作为你的焦点,尤其眼神不要游离,眼睛是我们心与心交流的桥梁。(4)当倾诉者正在诉说时不要打断他。即使在他暂时无法用适当的词语来表达他所想表达的意思之时,你也不要找词语来替代他所想表达的思想,那样很可能会使他所想表达的内容发生变化,使你对他所表达的内容曲解。沟通的目的就是要达到理解的一致性。(5)不要去预先猜想倾诉者正在说的内容。一个好的倾听者是从他所说的内容中去理解他所要表达的观点以及理解他们的员工究竟想说些什么,是给企业提建议,还是对某人存在不满,还是对自己的薪酬不满等。(6)换个角度去倾听。在员工表述自己的想法之时,可能会有一些看法与企业的利益或是管理层的观点相违背。这时不要急于与员工争论,而应该认真地分析他的看法是从何而得来的,考虑是不是其他的员工也有类似的看法,为了更好地了解这些情况,领导者不妨设身处地地站在员工的立场,换个角度,为员工着想,这样做很可能会发现一些自己之前从来没有注意到的问题,得出意外的收获。

 

3.2从员工的抱怨声中完善管理

 

对企业管理现状的不满是沟通的黄金时机。一般地,在企业暂时没有建立完善的沟通机制时,员工的不满情绪堆积到一定程度,他们将会用辞职来发泄他们的不满,这样的结果对于员工、对于企业都将是巨大的损失。就像一个气球,如果里面的气你不放掉它,那么你把它装在你的口袋里是不可行的。同样的道理,如果员工的心里装满了怨气,你不想方法让他把不满说出来,发泄掉那股怨气,你就很难对其进行有效的管理。若员工在离开公司之时,才将对企业的不满以及企业存在的不足诉说出来,那将说明企业在管理中是有问题的,。因此企业应该建立轻松愉快的环境,让员工敢于把自己不满说出来。正所谓尺有所短、寸有所长,即使你是一个非常有才能的管理者,也需要借助他人的智慧来帮助你做好管理工作。在某一方面,可能你的员工比你做的更加优秀提出的建议更具有可行性,而在此时如果你对他们的建议不加理睬不加重视,这不仅会造成管理者在制定企业战略决策时不加全面完善,更加会挫伤员工对工作的积极性和主动性。这就需要管理者善于让员工讲出来,对他们所说的经过深思熟虑后进行有效地处理。在此,摩托罗拉的管理者们就让员工以书面形式提出对公司各方面的意见和建议“全面参与公司的管理”而且如果员工要对真实的问题进行评论或投诉,应诉人必须在三天之内对隐去姓名的投诉信给予答复,整理完毕后由第三者按投诉人要求的方式反馈给本人,全过程必须在九天年内完成,从而使员工的抑怨发泄出来。员工产生抱怨的内容主要有三类:一是薪酬;二是工作环境;二是同事关系。那么作为领导者该如何处理员工的抱怨呢? 首先.要乐于接受抱怨。作为管理者,只要员工愿意在你面前尽情地发泄抱怨,你的工作就已经完成了一半,因为你已经成功地获得了他的信任。其次.要去探究抱怨的产生原因,以此来对症下药。最后.注意使用适当的沟通手段。沟通手段的选择对于沟通的成功与否至关重要。

3.3重视双向沟通,积极参与沟通工作

在企业中正常的沟通应该是双向的,而不是单向的。真正做到双向沟通才能使沟通的工作达到理想的结果。春秋战国时期,耕柱是一代宗师墨子的得意门生,不过,他老是挨墨子的责骂。有一次,墨子又责备耕柱,耕柱觉得自己真是非常委屈,因为在许多门生之中,大家都公认耕柱是最优秀的人,但又偏偏常遭墨子的指责,让他在面子上过不去。一天,耕柱愤愤不平地问墨子:“老师,难道在这么多学生当中,我竟是如此的差劲,以至于要时常遭您老人家责骂吗?”墨子听后,毫不动气地说:“假设我现在要上太行山,依你看,我应该用良马来拉车,还是用老牛来拉车?”耕柱回答说:“再笨的人都知道要用良牛来拉车。” 墨子又问:“那么,为什么不用老牛呢?”耕柱回答说:“理由非常的简单,因为良马足以担任重任,值得驱遣。”墨子说:“你回答一点也没错,我之所以时常责骂你,也是因为你足以能够担任重任,值得我一再地教导与匡正你。”从这个简单的故事中我们可以得出有关企业沟通管理的启示:其一,员工应该主动与管理者沟通。在企业中,管理者要考虑的事情很多,而且在做决策等方面或许有不到之处,他们的许多时间都不由自己控制,无法做到时常与员工下属进行沟通。管理者在对许多工作下达命令后,自己并没有亲自参与到具体的工作中去,因此不能切实的体会到员工在具体实施工作中会遇到什么样的问题,总以为自己的决策命令是十分正确的,没有什么差错,最终导致缺少主动与员工的沟通意识。作为员工应该树立主动与领导进行沟通的意识,将在具体实施工作中遇到的问题一一向管理者进行陈述,从而让管理者就工作中的遇到问题进行解答,使工作效率提高,也弥补管理者因工作繁忙或意识的忽视等原因造成的沟通失灵。故事中耕柱主动与墨子沟通有关自己的不满和委屈,从而得到了墨子的肯定,使自己明确了自己的定位。其二,管理者应该积极和下属沟通。许多管理者喜欢高高在上的,缺乏主动与下属沟通的意识,凡事喜欢下命令,忽视了沟通管理。故事中墨子作为一代宗师差点就犯了此类错误,若耕柱在感到委屈难过之时没有主动与墨子沟通,而是采用消极抗拒的态度,甚至于远离此地,那么墨子就会因此而失去一个优秀的可塑之材,而耕柱也将不可能再从墨子身上学到更多有用的知识了。所以作为管理者应该时不时地主动与员工就工作中的相关问题以及他们在生活中遇到的困难等做必要的了解,从而做出有效的措施来提高工作效率,提升员工的对公司的忠诚度。其三,此故事也让我们了解到忽视沟通管理就会造成无所谓的企业文化。如果一个公司不重视沟通管理,大家都消极地对待沟通,忽视沟通文化的构建,那么企业长期发展下去就会导致形成一种无所谓的企业文化。任何企业都有可能产生无所谓的企业文化,员工对什么都无所谓,既不找领导说出问题,也不去消除心中的愤恨;管理者也对什么都无所谓,不去主动发现问题和解决问题,因此大家共同造就了无所谓的企业文化。在无所谓的企业文化下,员工重视的是行动而不是结果,管理者更注重的是布置任务而不是解决实际问题,那么企业最终将以悲剧收场。试想故事中耕柱和墨子俩人都认为一切无所谓的,耕柱心中的愤恨不去主动积极找墨子沟通,墨子感觉到耕柱心中怀有怨言,也不积极主动找耕柱交谈以消除其心中的不满情绪,那么故事的结局想必是相当不容乐观的吧!墨子失去优秀的学生,将其思想长远的流传下来;耕柱也将失去学习墨子深远思想的机会,且心中的愤恨日久生怨,说不定还会做出很极端的事情。沟通的不积极,造成的是双方的损失。

所以,加强企业内部的沟通管理,一定不能忽视沟通的双向性。作为管理者,应该要有主动与下属沟通的胸怀;作为下属也应该积极与管理者沟通,说出自己心中的想法。只有大家都真诚的沟通,双方密切配合,那么我们的企业才可能发展的更好更快更强!

结束语

在现代企业中,管理者应该把沟通作为工作的一部分加以重视,了解沟通的重要性和有效沟通的意义,掌握有效沟通的必要技巧,让你的员工说出自己的想法、说出心中的不满,在不满中提升企业的管理。在双向沟通的基础上,双方的理解达到一致,使双方工作起来更加和谐。只有双方真诚的沟通,才能使管理者和员工都能在各自的工作岗位各尽其能,企业效益蒸蒸日上!

[1]代义国,公司用人方略[M],中国经济出版社,2005年1月

[2]艾理生,赢在激励[M],地震出版社,2005年5月

[3]王志兵,赢在激励[M],中国经济出版社,2005年7月

 

 

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